למידע נוסף על קידום העסק שלך, ניתן להשאיר פרטים כאן:
 ברצוני לקבל מכם דיוורים

לפני שנאבד את המידע: שאלות שעלינו לשאול בעת הכנת תוכנית לשחזור המידע הארגוני

מאת מרום פרל

לפני שנאבד את המידע: שאלות שעלינו לשאול בעת הכנת תוכנית לשחזור המידע הארגוני

פעמים רבות פונים אליי בבקשה לשחזר חומרים חשובים, אשר נהרסו בעת קריסת מערכת זו או אחרת. ותמיד עולה השאלה - מדוע לא היה גיבוי מסודר, אמין, שניתן באמצעותו לשחזר את המידע החשוב כל כך. לא פעם מדובר אף ב"לב הארגון".

מאידך, יש לשבח עסקים רבים אשר מבינים את הצורך בגיבוי ופועלים על מנת לבצע זאת בצורה מסודרת: מתייעצים, בודקים, שואלים ועושים ככל האפשר כדי לגבות את המידע החשוב של הארגון.

לטובת אלה שטרם הספיקו לתת דעתם על נושא שימור המידע הארגוני, ולטובת אלה שהלכו לאיבוד בים האפשרויות הקיימות כיום, אנסה לסקור בקצרה את השיטות, האמצעים והמוצרים הרבים העומדים לרשותנו כיום, כדי להבטיח כי לעולם לא נאבד מידע.

אפשרויות גיבוי המידע הן כמעט בלתי מוגבלות (אולי למעט מגבלה תקציבית, שבדרך כלל פוגש בה כל מי שמבקש לשמור על שרידות הארגון שלו – בכל תחום): החל מגיבוי המידע בצורה הפשוטה ביותר, על גבי דיסק קשיח (פנימי או חיצוני), גיבוי המידע על גבי מספר דיסקים קשיחים, גיבוי על גבי שרת גיבוי ייעודי, גיבוי מידע על שרת מרוחק, גיבוי מידע בענן זה או אחר, גיבוי מידע על קלטות באמצעות טייפ גיבוי או רובוט חכם ועוד.

מה שיניע אותנו לבחור בשיטת הגיבוי הנכונה אמור להיות הצורך, התאמת תוכנית הגיבוי למבנה המידע בארגון, האפשרות להתאוששות מהירה בעת משבר וגם תוך מחשבה המושפעת מהתקציב העומד לרשותנו.

אחת השאלות הראשונות שנשאל תהיה: מה המידע שאותו אנחנו מגבים? האם אנחנו צריכים לשמור רק קבצי אקסל, קבצי וורד, מסמכים שונים, קבצי דואר אלקטרוני, קבצי הנהלת חשבונות, קבצים של מערכת ERP, קבצים של מערכת ניהול לקוחות (CRM), קבצים של מסדי נתונים? תמונות? שרטוטים? חישובים?

לאחר מכן, חשוב לנו לדעת – היכן נמצא המידע שאמור להיות מגובה? האם הוא נמצא במחשב בודד? האם הוא נמצא בכמה מחשבים? האם הוא נמצא בשרת? או בכלל האם הוא נמצא בענן? האם צריך "לאסוף אותו" ממספר מקומות לפני ביצוע גיבוי? האם בכלל המידע אותו נגבה הינו חשוב? מהותי לארגון?

בעקבות אלה, יצוצו שאלות רבות נוספות: למשל, האם אני צריך לבצע גיבוי לקבצים פתוחים (קבצים שגם בעת היותם פעילים או פתוחים על מסך המשתמש, ניתן לגבות אותם)? האם אני יכול לעבוד תוך כדי ביצוע הגיבוי? האם יש פעולות מקדימות, שאותן עליי לבצע בטרם תחילת הגיבוי? האם סוג הגיבוי שבו ארצה להשתמש אכן תואם את סוג המידע שאותו אני מבקש לגבות? כמה גרסאות של הגיבוי ארצה, או צריך, לשמור? כמה פעמים ביום יבוצע גיבוי? האם בתוך המשרד? האם מחוץ למשרד? האם החומר עובר

 

בדיקת וירוסים כדי לוודא שהוא אכן נקי מתוכנות זדוניות? ורשימת השאלות עוד מתארכת ומתארכת...

מי האחראי על שימור המידע שלנו? מי ערב לנו? מי בודק את תקינות המידע? את תקינות הגיבוי? את איכות הגיבוי? האם יהא זה בעל החברה? האם יהא זה איש המחשבים, שמוזעק בכל פעם שיש לנו תקלה? האם יהא זה נושא משרה כזו או אחרת בארגון?

כל שאלה ברשימת השאלות הללו תשפיע על שיטת הגיבוי הנכונה ביותר לארגון שלנו, על  תוכנית הגיבוי שלנו וכמובן גם על התקציב, שאותו עלינו להקצות לטובת גיבוי המידע. יתר על כן, שאלות אלה יעזרו לנו לעשות "סדר" בארגון, להכיר את המידע הרגיש, החשוב, ואולי אף לגלות מספר דברים מפתיעים, שאותם (אולי) לא ידענו על "לב הארגון" שלנו - המידע.

לאחר שענינו על רשימת השאלות, יכול להיות שנבחר לא לעשות דבר, ייתכן אף כי הארגון יצליח לעמוד על רגליו לאחר משבר שיפגע במערכות המחשוב, אבל ... יכול להיות שנגלה כי עלינו לבנות תוכנית פעולה ולצאת לדרך של שימור מידע נכון ויצירת תוכנית התאוששות מאסון, אשר תאפשר לנו חזרה מהירה לשגרה, ללא איבוד מידע.

אולי, בעקבות שאלות אלו, נבחר להשתמש באותן מתנות "ענן פרטי" כגון GOOGLE DRIVE, DROPBOX, ועוד רבות הקיימות היום בשוק ומעניקות ללקוחות נפחי אחסון חינם או בתשלום חודשי מזערי, ואולי באמצעות אותו "סדר" שאנחנו עושים בארגון, לא נסתמך רק על סנכרון מידע כזה (יש לשים לב, סנכרון מידע אינו גיבוי !!! ).

מה שחשוב ביותר הוא לשים לב כי אנחנו עושים משהו. עושים למען הארגון שלנו. עושים למען עצמנו. דואגים שלעולם, לעולם לא נאבד מידע.

מרום פרל

מרום פרל הוא יועץ הלשכה לגיבוי ואבטחת מידע