למידע נוסף על קידום העסק שלך, ניתן להשאיר פרטים כאן:
 ברצוני לקבל מכם דיוורים

נהל את השינויים – אל תיתן להם לנהל אותך

מאת דן ברזילי

נהל את השינויים – אל תיתן להם לנהל אותך

כולנו חיים בעולם של אי ודאות. גם הפרויקטים שאנחנו מנהלים.  כדי שהפרויקטים יצליחו, הם חייבים להסתגל לתנאים המשתנים. חייבים לערוך בהם שינויים. ניהול השינויים הוא כלי חיוני להצלחתו של הפרויקט. שינויים שאינם מנוהלים כהלכה, או ויתור על עריכת שינויים,  עלולים להפוך את הפרויקט להפסדי או להחמיץ את יעדי הפרויקט מבחינת תכולת עבודה, לו"ז ותקציב.

ניהול נכון של השינויים מאפשר למקסם הזדמנויות, לסייע לפרויקט להשיג את יעדיו ולהעלות את רווחיותו. 
עלינו לוודא שאנחנו מנהלים את השינויים ולא שהשינויים ינהלו אותנו. איך עושים את זה? נציג כאן חמישה שלבים מומלצים כדי להשיג ניהול יעיל של השינויים.

1) השלב הראשון הוא להגיש בקשה בכתב לשינוי בפרויקט. בקשה שתפרט את מהות השינוי, מהי ההצדקה לשינוי (מהיבט עסקי/ טכני/ מסחרי). כדאי לצרף לבקשת השינוי מסמכים המצדיקים את הצורך בשינוי, אם קיימים כאלה: חוות דעת של מומחים, דוגמאות מפרויקטים אחרים, הצעות מחיר מספקים או קבלנים, וכדומה. להגשת הבקשה בכתב יתרון נוסף: המבקש בוחן בדרך זו את השינויים הצפויים, עד כמה הם מוצדקים ומה יהיו ההשלכות שלהם.

2) השלב השני הוא עדכונו של יומן השינויים. מהו "יומן שינויים"? בבסיסו זהו מסמך המפרט את השינויים הדרושים ואת הפעילויות להערכת שינויים אלה. יש לעדכן במסמך זה את הבקשה האחרונה, להוסיף עליה את ההערכה של השלכות השינוי ולהוסיף, כמובן, מה הייתה ההחלטה לגבי בקשת השינוי: דחייה או אישור.

3) השלב השלישי הוא ליבו של תהליך השינוי - ההערכה של השינוי. שלב זה נועד לבחון את כלל ההשלכות של השינוי, בכל ההיבטים. זהו שלב חיוני בקבלת החלטה אם לדחות את השינוי או לאשר אותו. אם נבחן, למשל, משמעות טכנית של שינוי באפיון רכיב תוכנה על התפקוד של מערכת מידע שלמה שבה יעבוד רכיב זה. או, מה יהיו ההשלכות של שינוי הנדסי (כמו הוספת נתיב נסיעה בכביש) על הצורך בשינויים תכנוניים והנדסיים נוספים של הכביש.

לשינוי יכולות להיות השפעות נרחבות יותר:

  • האם ביצוע השינוי ישפיע על שינוי בלו"ז הפרויקט? איך ייראה לו"ז לפני השינוי ואחריו?
  • האם השינוי ידרוש ניוד או גיוס של כ"א? ואם כן – האם יגוייס לכך כ"א פנימי או חיצוני? לגיוס כוח אדם, כמו לשינויים בלו"ז והשלכות נוספות של השינוי, משפיעים על עלויות השינוי בפרויקט ומחייבות אומדן של השפעת השינוי על עלות הפרויקט
  • האם ביצוע השינוי אכן יגרום לשינוי בתקציב הפרויקט? מה יהיה היקף השינוי הזה? יש להכין רשימת עלויות מפורטת וסכימה של העלויות לסך עלות השינוי. ניתן בשלב זה לכלול הצעות מחיר מספקים, תמחור ביצוע שינוי כזה או אחר, או להסתמך על השקעה ועלות של כ"א פנימי שתושקע בביצוע השינוי.
  • השלכה חיונית במיוחד היא השאלה האם השינוי ישפיע על רווחיות הפרויקט, או כדאיותו. האם יגדיל השינוי את ההכנסות הצפויות מהפרויקט ולכן כדאי לבצע את השינוי? או, שלשינוי תועלות אחרות שבשלהן כדאי לבצע אותו? סעיף זה מכמת באופן מדויק יותר את ההצדקה לשינוי שהופיעה בבקשה לשינוי.

בשלב חשוב זה, של הערכת השינוי, מומלץ להיעזר באנשי מקצוע מתחומים שונים, כדי לנתח ולכמת את סך כל השפעותיו של השינוי, בדרך מולטי-דיסציפלינארית. אם נחזור לדוגמא דלעיל, שלח הוספת נתיב תחבורה בפרויקט סלילת כביש: אילו משמעויות הנדסיות יהיו לשינוי? איך יתורגמו משמעויות כמו הזזת עמודי תאורה לכתב כמויות של השינוי, תמחור כתב כמויות זה, ניתוח המשמעות מבחינת שינוי לו"ז הפרויקט, או שינוי אפשרי במצבת כ"א המועסק בביצוע הפרויקט? או, דוגמא אחרת: שינוי בפרויקט פיתוח תוכנה. כדאי לשבת עם צוות הפרויקט ואיש/אשת הPMO  כדי להבין איך ישפיע פיתוח של מודול או מאפיין חדש מבחינת שעות לאפיון, לפיתוח, לבדיקות, לאינטגרציה, והשפעות של לו"ז ועלות?

בביצוע הערכה של השינוי חשוב לציין את עדיפות השינוי, בסולם של אחד עד שלוש. יש להבהיר: האם השינוי דחוף? האם הוא הכרחי? האם כדאי לבצע את השינוי גם אם אינו הכרחי?

4) השלב הרביעי הוא השלב המכריע של קבלת ההחלטה. על סמך הנתונים מהשלב הקודם של ביצוע הערכה של השלכות השינוי, קבל החלטה האם לדחות או לאשר את השינוי. אם מדובר בשינוי רחב היקף,  מומלץ לקבוע ועדה מיוחדת לניהול שינויים. בוועדה זו ישתתפו בעלי עניין ממקצועות ומתפקידים שונים. תפקיד הוועדה לבדוק את הנתונים משלב ביצוע ההערכה של השינוי. כל מומחה/חבר ועדה ייתן המלצה על סמך התמחותו, ובדרך זו תושג  הבנה רחבה של השלכות השינוי, בטרם תתקבל החלטה מושכלת. לוועדה זו ולעומד בראשה ישנן סמכויות רחבות יותר מהסמכות של מנהל הפרויקט. מנהל הוועדה, יקבל, על סמך חוות הדעת השונות, את ההחלטה אם לדחות את הבקשה לשינוי, לאשר אותה או לתת אישור חלקי.

5) השלב הסופי הוא הפצת ההחלטה על ביצוע השינוי. יש לתקשר את ההחלטה לכל בעלי העניין הרלוונטיים. אם אושרה בקשת השינוי - יש להחלטה משמעות תפעולית.

בעקבות הפרסום/ההפצה של ההחלטה, על בעלי העניין האחראים לעדכן את תוכנית ניהול הפרויקט, כולל התקציב, הלו"ז וכדומה. בד בבד עליהם לבצע את השינוי בפועל ולעקוב אחר ביצועו המוצלח של השינוי.

*דן ברזילי,MEng ,BSc ,PMP מנכ"ל חברת פי.אמ.טים, ומנהל פרויקטים, הוא יועץ הלשכה לשירותי ניהול פרויקטים ו PMO, כמו גם לקורסים והדרכות של ניהול בכלל וניהול פרויקטים בפרט.

ליצירת קשר:

דרך האתר: https://www.pmteam.co.il/

דוא"ל: dan@pmteam.co.il

 

דן ברזילי

PMP, BSc,MEng , מנכ"ל חברת פי.אמ.טים, ויועץ הלשכה ניהול פרויקטים (PMO ) והטמעת תוכנות בתחום